Automatyzacja reklamacji i zwrotów
Systemy RMA
Projektujemy dedykowane systemy RMA, które porządkują cały proces od zgłoszenia klienta do zamknięcia sprawy. Automatyzujemy reklamacje, zwroty, naprawy i obsługę serwisową oraz integrujemy system z e-commerce, ERP, magazynem i innymi narzędziami firmy.
- Proces
- Reklamacje, zwroty, serwis
- Integracje
- E-commerce, ERP, WMS, API
- 13
- lat na rynku, od 2013
- 100+
- wdrożonych stron i sklepów
- 5,0
- ocena w Google
- 24 h
- od rozmowy do wyceny
Zaufali nam
RMA - system do obsługi reklamacji i zwrotów
Zgłoszenia reklamacyjne często trafiają do firmy różnymi kanałami – przez e-mail, formularz, telefon, sklep internetowy albo pracownika handlowego. Bez jednego systemu trudno szybko sprawdzić, kto prowadzi sprawę, na jakim jest etapie i jaka była wcześniejsza komunikacja. System RMA zbiera zgłoszenia w jednym miejscu i prowadzi je według ustalonego procesu. Każda sprawa może mieć własny numer, status, osobę odpowiedzialną, historię działań, załączniki oraz terminy wymagające pilnowania.
Nie wdrażamy jednego gotowego schematu systemu RMA dla wszystkich firm. Najpierw poznajemy sposób obsługi reklamacji, zwrotów i serwisu, a następnie odwzorowujemy go w systemie i automatyzujemy te elementy, które dziś wymagają ręcznej pracy.
Kiedy warto wdrożyć system RMA?
Dedykowany system RMA zaczyna mieć największą wartość wtedy, gdy liczba zgłoszeń rośnie, proces angażuje kilka osób albo informacje o jednej reklamacji znajdują się w wielu miejscach.
-
Reklamacje są obsługiwane przez e-mail i Excel
Historia spraw jest rozproszona, a znalezienie aktualnego statusu wymaga sprawdzania wiadomości i dodatkowych plików. Przenosimy cały proces do jednego systemu ze wspólną historią zgłoszenia.
-
Klienci pytają o status zgłoszenia
Pracownicy poświęcają czas na ręczne odpowiadanie, co dzieje się z reklamacją lub naprawą. Możemy udostępnić klientowi panel albo stronę do samodzielnego sprawdzania statusu.
-
Trudno pilnować terminów i kolejnych kroków
Duża liczba zgłoszeń zwiększa ryzyko przeoczenia sprawy lub opóźnienia kolejnego etapu. Wprowadzamy terminy, alerty, statusy i automatyczne przypomnienia.
-
Proces przechodzi przez kilka działów
Reklamacja może wymagać pracy obsługi klienta, magazynu, serwisu, księgowości lub producenta. Projektujemy workflow, który przekazuje sprawę pomiędzy odpowiednimi osobami i zachowuje pełną historię.
-
Dane trzeba przepisywać między systemami
Informacje o kliencie, produkcie i zamówieniu istnieją już w sklepie, ERP albo CRM. Integrujemy system RMA z tymi źródłami, aby ograniczyć ponowne wprowadzanie tych samych danych.
-
Nie masz danych o przyczynach reklamacji
Bez uporządkowanych danych trudno sprawdzić, które produkty lub problemy generują najwięcej zgłoszeń. System może zbierać przyczyny, rezultaty i czasy obsługi oraz udostępniać je w raportach.
System RMA zintegrowany z e-commerce, ERP i magazynem
System reklamacyjny nie musi działać jako osobna baza informacji. Możemy pobierać dane o klientach, zamówieniach i produktach z innych systemów oraz zwracać do nich informacje powstające podczas obsługi reklamacji.
Integrujemy rozwiązania RMA m.in. ze sklepami internetowymi, WooCommerce, ERP, WMS, CRM, BaseLinkerem, systemami kurierskimi oraz innymi aplikacjami udostępniającymi API lub możliwość wymiany danych. Przykładowo klient może wskazać zamówienie bez ręcznego przepisywania danych produktu, system może wygenerować dokument lub etykietę zwrotną, a informacja o zakończeniu procesu może zostać przekazana do ERP.
Funkcje systemu do obsługi reklamacji i zwrotów
Łączymy panel klienta, workflow, powiadomienia, historię spraw i raportowanie w jednym systemie. Dzięki temu każdy uczestnik procesu widzi tylko te informacje i zadania, które są mu potrzebne na danym etapie.
-
Panel klienta
Klient może zgłosić sprawę, dodać zdjęcia i dokumenty oraz sprawdzić jej aktualny status bez kontaktowania się z obsługą.
-
Statusy i workflow
Definiujemy etapy procesu oraz reguły określające, co powinno wydarzyć się po zmianie statusu lub wykonaniu określonej czynności.
-
Automatyczne powiadomienia
System może wysyłać wiadomości po przyjęciu zgłoszenia, zmianie statusu, zakończeniu naprawy lub innych zdarzeniach.
-
Historia sprawy
W jednym miejscu zapisujemy komunikację, zmiany statusów, notatki, dokumenty, zdjęcia i działania wykonane przez pracowników.
-
Role i uprawnienia
Obsługa klienta, magazyn, serwis, administrator czy partner zewnętrzny mogą mieć dostęp tylko do potrzebnych im danych i funkcji.
-
Raporty i analiza przyczyn
Możemy raportować liczbę zgłoszeń, czas realizacji, najczęstsze powody reklamacji, produkty generujące problemy i inne dane istotne dla firmy.
lub zadzwoń: 512 215 804
Co mówią klienci?
„Zapytania przyszły w pierwszym tygodniu po starcie. Konkret, dotrzymane terminy i zero dopytywania o oczywistości.”
„Jedyna agencja, która pokazała ceny i plan przed podpisaniem umowy. Wiedzieliśmy, za co płacimy i kiedy to dostaniemy.”
„Proces bez chaosu: makieta, akceptacja, wdrożenie. Landing poszedł w termin, kampania ruszyła tego samego dnia.”
O nas
Od 2013 roku łączymy kompetencje programistyczne, UX/UI, e-commerce i integracje systemów. Tworzymy aplikacje internetowe oraz rozwiązania dedykowane procesom, których nie da się wygodnie obsłużyć gotowym oprogramowaniem.
Przy systemie RMA możemy odpowiadać za cały projekt – od analizy procesu i projektu interfejsu, przez development i integracje, po wdrożenie oraz dalszy rozwój. Z firmami z Poznania możemy prowadzić warsztaty bezpośrednio, a projekty z całej Polski realizujemy również zdalnie. Łączymy panel klienta, workflow, powiadomienia, historię spraw i raportowanie w jednym systemie. Dzięki temu każdy uczestnik procesu widzi tylko te informacje i zadania, które są mu potrzebne na danym etapie.
Rozwiązania, które możemy połączyć z systemem RMA
Aplikacje internetowe
Projektujemy dedykowane systemy webowe do obsługi procesów klientów, pracowników i partnerów biznesowych.
Integracje i API
Łączymy RMA z ERP, CRM, WMS, e-commerce i innymi systemami wykorzystywanymi w firmie.
Systemy B2B i B2C
Tworzymy panele klientów i partnerów, w których reklamacje mogą być jednym z elementów szerszej samoobsługi.
Rozwój oprogramowania
Przejmujemy bardziej rozbudowane systemy i aplikacje oraz rozwijamy je o kolejne funkcje i integracje.
Wyślij krótki opis procesu i systemów, z których obecnie korzystacie. Wrócimy z pytaniami i propozycją kolejnych kroków – bez zobowiązań.