SMTP – jak go użyć do wysyłania maili ze strony

Twoja firmowa strona działa na WordPressie, wysyłasz z formularza wiadomość próbną i nic nie przychodzi albo mail ląduje w spamie, a ktoś radzi: „ustaw SMTP”. SMTP to protokół, którym strona oddaje wiadomość serwerowi poczty wychodzącej, a ten przekazuje ją dalej. Sam protokół tylko wysyła. Nie odbiera poczty i nie ręczy, że wiadomość trafi do skrzynki odbiorczej.

O tym, czy mail z formularza dotrze, decydują więc serwer, port, logowanie i uwierzytelnienie domeny, a nie sama nazwa protokołu w ustawieniach.

Co to jest SMTP i jak wiadomość z formularza dociera do odbiorcy

Po kliknięciu „wyślij” wiadomość przechodzi przez trzy etapy. Strona albo program pocztowy łączy się z serwerem poczty wychodzącej i przekazuje mu wiadomość przez SMTP. Serwer wychodzący odszukuje serwer, który obsługuje pocztę domeny odbiorcy, i oddaje mu wiadomość. Dopiero serwer odbiorcy decyduje, czy mail trafi do skrzynki odbiorczej, do spamu, czy zostanie odrzucony.

SMTP odpowiada wyłącznie za wysyłanie i przekazywanie poczty między serwerami. Do pobierania wiadomości z serwera do programu pocztowego służą inne protokoły, IMAP i POP, z osobnymi ustawieniami. W formularzu strony konfigurujesz więc tylko wysyłkę.

Serwer odbiorcy ocenia nadawcę, domenę i treść wiadomości, więc poprawnie wysłany mail wciąż może trafić do spamu. Stąd biorą się sytuacje, w których poczta firmowa działa bez zarzutu, a wiadomości z formularza nikt nie widzi.

Skąd strona wysyła maile i kiedy potrzebuje serwera SMTP

Formularz sam nie wysyła poczty. Wtyczka formularza przekazuje wiadomość mechanizmowi wysyłki strony, a ten bez dodatkowych ustawień korzysta zwykle z poczty serwera, na którym działa strona. Czym jest sam serwer, wyjaśniamy we wpisie o tym, co to jest serwer. Wiadomość może wyjść jedną z trzech dróg:

• Poczta hostingu – strona wysyła przez serwer, na którym działa. Nie wymaga konfiguracji, ale nie masz wpływu na to, jak ten serwer oceniają filtry odbiorców, i zwykle nie widzisz, co stało się z wiadomością.
• Skrzynka firmowa przez SMTP – strona loguje się do tej samej skrzynki, z której piszesz maile, i wysyła wiadomości w jej imieniu.
• Przekaźnik albo usługa do poczty automatycznej – osobny serwer przeznaczony do wiadomości wysyłanych przez aplikacje. Przydaje się, gdy strona wysyła dużo wiadomości, na przykład potwierdzenia dla klientów, albo gdy potrzebujesz historii wysyłki.

Wybór zależy od tego, ile wiadomości wysyła strona, jakie limity ma skrzynka lub hosting, czy potrzebujesz logów i kto kontroluje adres nadawcy. Jeśli formularz wysyła kilka powiadomień dziennie do jednej osoby w firmie, skrzynka firmowa zwykle wystarcza.

Jakie dane serwera SMTP wpisać w ustawieniach strony

Ustawienia wysyłki we wtyczce albo w kodzie strony składają się zwykle z tych samych pól. Serwer to adres serwera poczty wychodzącej, port i szyfrowanie określają, jak strona się z nim łączy, a metoda logowania mówi, czy wystarczy login i hasło, czy dostawca wymaga tokenu. Loginem bywa pełny adres skrzynki, a hasłem hasło skrzynki albo osobny klucz wygenerowany dla aplikacji. Ostatnie pole to adres nadawcy, który odbiorca zobaczy w wiadomości.

Wartości bierzesz z panelu hostingu w części o kontach pocztowych, z wiadomości, którą dostawca wysłał po założeniu skrzynki, albo z dokumentacji usługi do wysyłki. Jeśli skrzynką zarządza ktoś inny, poproś go o komplet tych danych.

Nie dobieraj portu i szyfrowania metodą prób. Kombinacja, która akurat zadziałała, nie musi być tą, którą dostawca zaleca i utrzymuje, więc po zmianie po jego stronie wysyłka może przestać działać bez ostrzeżenia.

Port SMTP – 465 czy 587

Port to numer, pod którym serwer poczty wychodzącej przyjmuje połączenia. Z portem wiąże się sposób szyfrowania, a przy jednym z wariantów połączenie zaczyna się zwykłym tekstem i przechodzi na szyfrowanie poleceniem STARTTLS. Pokazuje to dokumentacja Google dla Gmaila i przekaźnika Google Workspace.

Serwer	Port	Szyfrowanie	Zastosowanie
smtp.gmail.com	465	SSL	wysyłka z programu pocztowego albo strony przez konto Google
smtp.gmail.com	587	TLS, po poleceniu STARTTLS	to samo konto, gdy program zaczyna połączenie zwykłym tekstem
smtp-relay.gmail.com	587	TLS	lokalny serwer poczty firmy, który przekazuje wiadomości przez przekaźnik Google Workspace

Te wartości dotyczą usług Google. Inny dostawca może zalecać inny port albo inny sposób szyfrowania, więc w ustawieniach strony wpisuj to, co podaje dokumentacja twojej poczty. Jeśli strona nie może połączyć się z serwerem na podanym porcie, zapytaj firmę hostingową, czy nie blokuje połączeń wychodzących na tym porcie.

SMTP Gmail w praktyce, czyli serwer, porty i logowanie

Do wysyłki przez konto Google strona łączy się z serwerem smtp.gmail.com na jednym z portów z tabeli. Trudniejsze jest logowanie. Serwery IMAP, POP i SMTP Gmaila obsługują autoryzację przez standardowy protokół OAuth 2.0. W tym modelu aplikacja dostaje zgodę na dostęp do konta bez podawania hasła.

W kontach Google Workspace logowanie samym loginem i hasłem do konta odpada, więc wtyczka albo integracja na stronie musi obsługiwać OAuth.

Google udostępnia też przekaźnik smtp-relay.gmail.com dla firm z Google Workspace, które mają własny lokalny serwer poczty. Przy szyfrowaniu TLS dokumentacja każe skierować ten serwer na adres smtp-relay.gmail.com i port 587. Przekaźnik ustawia administrator konta firmowego, a nie osoba, która edytuje stronę.

Do powiadomień z jednego formularza kontaktowego zwykle wystarcza konto Google i wtyczka, która loguje się w opisany wyżej sposób.

Konfiguracja SMTP w WordPressie krok po kroku

Większość profesjonalnych stron firmowych realizujemy jako strony internetowe na WordPressie z własnym motywem, a formularze powstają na tym samym etapie co motyw i edytowalne sekcje. Konfiguracja poczty w takiej stronie przebiega w tej kolejności:

1. Wybierz sposób: wtyczkę do wysyłki poczty, którą ustawisz w panelu, albo własny kod w motywie lub osobnej wtyczce, który przygotowuje programista.
2. Zbierz od dostawcy poczty adres serwera, port, szyfrowanie, login oraz hasło lub token.
3. Wpisz zebrane dane w ustawieniach wtyczki albo przekaż je programiście.
4. Zadbaj o hasło. Nie zapisuj go w plikach motywu ani w repozytorium kodu, gdzie zobaczy je każdy, kto ma dostęp do kodu.
5. Wyślij wiadomość testową z ustawień wtyczki.
6. Zostaw jedną aktywną integrację wysyłkową, bo dwie wtyczki, które zmieniają sposób wysyłki poczty, mogą się nawzajem nadpisywać.

Przy wtyczce wszystkie kroki zrobisz w panelu WordPressa, bez zmian w kodzie.

Jak sprawdzić, czy wiadomości z formularza naprawdę dochodzą

Komunikat wtyczki o wysłaniu wiadomości oznacza tylko, że serwer ją przyjął. To, czy dotarła do skrzynki, sprawdzisz dopiero po stronie odbiorcy:

• Wyślij wiadomość testową na co najmniej dwie skrzynki u różnych dostawców, na przykład firmową i prywatną.
• Zajrzyj do folderu spam i do zakładek, w których poczta automatycznie sortuje wiadomości. Jeśli testy lądują w spamie, przeczytaj też, dlaczego wiadomości trafiają do spamu.
• Wypełnij prawdziwy formularz na stronie tak jak klient, a nie tylko test z ustawień wtyczki.
• Otwórz nagłówki odebranej wiadomości i znajdź wyniki SPF, DKIM i DMARC. Wynik inny niż pozytywny zwykle oznacza, że rekordy domeny nie obejmują serwera, przez który wysyła strona.

Gdy wiadomość w ogóle nie dochodzi, zacznij od logu wtyczki albo komunikatu błędu przy wysyłce testowej, bo zwykle wskazuje, czy zawiodło połączenie, logowanie, czy serwer odbiorcy odrzucił wiadomość. SPF, DKIM i DMARC to rekordy w DNS domeny, więc poprawia je osoba, która zarządza domeną.

Planujesz nową stronę albo przebudowę formularzy? Poproś o bezpłatną wycenę, a konkretną wycenę dostaniesz w 24 h po krótkiej rozmowie.

Najczęstsze pytania

Kiedy konfigurację poczty ze strony warto zlecić

Pomoc programisty przydaje się, gdy wysyłka ma działać z własnego kodu, formularz przekazuje dane do innego systemu albo strona ma wiele formularzy z różnymi adresatami i potwierdzeniami dla klientów.

Przy rozwoju strony po wdrożeniu dodajemy nowe podstrony, sekcje, formularze, integracje i funkcjonalności, gdy zmienia się oferta albo potrzeby marketingowe. W naszym zespole są programiści front-end i back-end.

Jeśli dane serwera, port i logowanie są ustawione, a test z prawdziwego formularza przechodzi, powtarzaj go po każdej zmianie hostingu, wtyczki albo rekordów DNS. Gdy konfiguracja wymaga kodu albo integracji z innym systemem, umów się na konsultację z zespołem technicznym. Bezpłatna konsultacja trwa 30 minut. Po zakończeniu projektu strony dostajesz dostęp do strony, hostingu, domeny i panelu WordPressa.