Automatyzacja procesów biznesowych – jak wdrożyć ją skutecznie?

Automatyzacja procesów biznesowych to rozwiązanie, z którego może skorzystać każda firma, w której wykonywane są powtarzające się zadania. Odciąży to pracowników, pozwoli im skupić się na bardziej zaawansowanych działaniach.

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Wdrażając do swojej firmy automatyzację procesów biznesowych, można zoptymalizować przepływ pracy w celu poprawy wydajności całej organizacji.

BPA, czyli Business Process Automation, zajmuje się realizacją istotnych procesów, a tym samym zmniejsza zakres pracy konieczny do wykonania przez pracowników w sposób fizyczny. W procesie automatyzacji wykorzystywane są tzw. workflow buildery, czyli kreatory służące do konfigurowania przepływów pracy.

Automatyzacja procesów biznesowych pozwala skutecznie zarządzać relacjami z klientem, finansami, sprzedażą, marketingiem, pozyskiwaniem danych analitycznych czy analizą danych.

Przeczytaj również

Analiza biznesowa w projektach IT – jak zdefiniować i zrozumieć potrzeby klienta?

maj 24, 2023

Aplikacja do rezerwacji terminów – co powinno cechować dobry system rezerwacyjny?

lis 17, 2023

Automatyzacja testów – jak skutecznie testować aplikacje?

cze 3, 2023

4 fazy automatyzacji procesów biznesowych

1. Analiza – przegląd wszystkich procesów i ustalenie, które wymagają automatyzacji. Wytypowanie rozwiązań technologicznych ułatwiających działalność firmy.
2. Wdrożenie – konfiguracja, dostosowanie i rozpoczęcie korzystania z automatycznych procesów. Istotne jest, aby przetestować rozwiązania na użytkownikach. Każdy proces musi zostać udokumentowany, w celu możliwości weryfikacji na każdym etapie działania.
3. Integracja – jest to niezbędne, gdy firma rozpoczyna korzystanie z rozwiązań API. Zapewnia to bezbłędną komunikację pomiędzy programami znajdującymi się w firmie.
4. Wsparcie i analiza – sprawdzana jest efektywność wprowadzonych działań automatycznych. W zależności od osiągniętych wyników należy wdrożyć odpowiednie modyfikacje i poprawki.

BPA, BPM, RPA – automatyzacja procesów dotycząca zadań w firmie

Warto poznać różnice między BPA (Business Process Automation), BPM (Business Process Management) oraz RPA (Robotic Process Automation). Każdy z nich to proces automatyzacji, ale dotyczą różnych zadań realizowanych w firmie.

BPM

Odpowiada za opracowanie, wdrożenie i utrzymanie struktur oraz procesów biznesowych. Podlegają one tworzeniu i edycji, modyfikacjom w zakresie współpracy z innymi rozwiązaniami stosowanymi w firmie.

BPA

Głównym obszarem działań jest optymalizacja i uproszczenie procesów, które mają istotny wpływ na funkcjonowanie firmy.

RPA

Automatyzacja procesów odbywa się tu na poziomie GUI aplikacji. Pozwala to automatyzować czynności, które w tradycyjnych warunkach musieliby osobiście wykonywać pracownicy. Roboty softwarowe skutecznie odwzorowują kolejne kroki, zapewniają powtarzalną efektywność. Gwarantowany jest bezproblemowy przepływ informacji, a także większa dokładność niż przy realizacji przez człowieka.

Istotne różnice między BPA a RPA

• Kontrola przez człowieka. W ramach BPA niezbędne jest nieustanne udoskonalanie procesów i kontrola nad wprowadzanymi zmianami. Analizy i modyfikacje muszą być przeprowadzane przez wyspecjalizowanych pracowników, dlatego kontrola przez człowieka jest nieodłącznym elementem, gdy zachodzi automatyzacja procesów. W Przypadku RPA rozwiązania tworzone są raz, a procesy odbywają się w sposób ciągły. Narzędzie nie wymaga więc kontroli przez człowieka.
• Zastosowane technologie. Podstawą RPA jest uczenie maszynowe. Automatyzacja procesu wiąże się z zastosowaniem powiązanych ze sobą technologii.
• Koszt i czas wdrożenia. Łatwiej jest wdrożyć rozwiązania z zakresu RPA, a cały proces jest mniej kosztowny. Ponadto rozwiązania można od razu zintegrować z istotnymi procesami zachodzącymi w firmie, natomiast automatyzacja procesów biznesowych wymaga dogłębnej analizy i testowania. Wdrożenie oprogramowania RPA stanowi często pierwszy krok do automatyzacji procesów biznesowych.
• Wpływ na organizację. Większe znaczenie dla funkcjonowania organizacji ma BPA. Wynika to z faktu, że BPA i RPA działają na różnych poziomach. RPA funkcjonuje na poziomie mikro i automatyzowane są tylko niektóre zadania. BPA działa natomiast na poziomie makro, a proces automatyzacji obejmuje cały biznes.

Automatyzacja procesów w firmie – co jeszcze musisz wiedzieć?

Aby skutecznie przeprowadzić automatyzację w firmie, warto przede wszystkim rozpocząć od znalezienia odpowiedzi na następujące kwestie:

• Jak często pojawia się konieczność wykonania konkretnego zadania?
• Ile osób zaangażowanych jest w jego realizację? 
• Czy czas wykonania zadania jest istotny dla funkcjonowania firmy?
• Jak duży jest wpływ wykonania danego zadania na inne procesy w firmie?

Jeżeli w firmie pojawia się problem z bardzo dużą powtarzalnością zadań, a do ich realizacji potrzebnych jest wielu pracowników, odpowiedź na pytanie, czy automatyzacja procesu jest wymagana, nasuwa się sama. Aby zarabiać i działać efektywnie, trzeba automatyzować.

Automatyzacja procesów – podsumowanie

Usprawnienie i automatyzacja niektórych procesów zachodzących w firmie to kroki, które należy podjąć w celu rozwijania działalności oraz dopasowywania jej potrzeb rynkowych. Wszystkie wdrażane zmiany należy jednak zweryfikować i kontrolować, aby osiągać wyłącznie pozytywne rezultaty.